Att driva ett företag eller en kommun är idag väsentligt mer komplext jämfört med på 1950-talet. Förr var Teknologin begränsad och mest mekanisk. Administrativt arbete utfördes huvudsakligen manuellt med få eller inga tekniska hjälpmedel, möjligtvis förutom skrivmaskinen. Idag har digitalisering och automatisering resulterat i mer effektiva verksamheter. Men med ett ökat behov av kompetens inom IT och cybersäkerhet. Verksamheter måste nu hantera systemuppdateringar och en 24/7-närvaro online inom ITSM med fokus på att löpande bemästra incidenthantering, problemhantering och ändringshantering.
Regelverk och lagstiftning var också enklare och betydligt mindre omfattande för några årtionden sedan, särskilt inom arbetsmiljö och arbetsrätt. Dessutom var reglerna runt anställningsvillkor, säkerhetskrav och arbetstid färre och enklare. Följaktligen fanns knappt en HR-avdelning i många verksamheter varpå de ”mjuka frågor” vi idag tar för givet som företagskultur, värderingar och medarbetarerbjudande okända begrepp. Detta i kontrast till 2020-talets omfattande arbetsrättsliga lagar som diskrimineringslagar, arbetsmiljölagen och regler för hälsa och säkerhet vilket resulterat i olika former av välmåendeprogram och mångfaldsarbete.
Adderar vi till andra områden som globaliseringen, miljö och hållbarhetskrav samt ekonomi kan man konstatera att bedriva privat eller offentlig verksamhet är komplicerat och ställer stora krav på ledning och medarbetare. Alla pratar som bekant om AI och dess fördelar, nackdelar och hot. Men frågan är om vi ens klarar oss utan ett AI-stöd i en nära framtid då vi styr och leder våra verksamheter?
Verbalerotik
Bibelns 10-budord innehåller ca 300 ord, den amerikanska författningen 4500 och Jordbruksverkets regler för uppfödning av kycklingar ca 7500 ord. 2020-talet har gjort oss alla till verbal- och text-erotiker vilket med det menas att vi översvämmas av krav, regler, analyser och beslutsrapporter vilka merparten dessutom aldrig blir lästa, i alla fall inte så att ansvariga och berörda förstår dess innebörd.
Det är helt enkelt för mycket och för komplicerat i en tid där allt dessutom går allt fortare. För att klara av situationen behöver vi helt enkelt AI i vår governance av verksamheter. Annars kan det sluta illa, mycket illa. Kodak missade exempelvis övergången till digital fotografering, Nokia ignorerade smartphones och Blockbuster avvisade partnerskap med Netflix. Och detta är bara några av många exempel där beslutsfattare inte orkade med att se hela bilden och vad utvecklingen innebar för den egna verksamheten.
Så istället för att var rädd utvecklingen inom AI bör vi snabbt internalisera den i verksamhetsutvecklingen och i dess verksamhetsstyrning. Möjligheterna och vinsterna är många. Eller vad sägs om en effektivare koppling mellan kunskap och dagligt arbete, vassare problem, och riskhantering, djupare och mer adekvata analyser, rationellare hantering av tjänstekatalog och strukturkapital och sist men absolut inte minst i dessa orostider; continuity management, återskapande och resilience.
Men allt börjar med psykologisk trygghet
För att det ska bli en framgångsrik satsning bör dock individer och team känna psykologisk trygghet vilket i praktiken handlar om att alla kan uttrycka känslor och tankar utan rädsla att känna sig dumma eller bli utfrysta ur gemenskapen. Vidare att
individen känner en balans mellan kunskap och utmaning och att uppgiften upplevs begriplig, hanterbar och meningsfull. Det handlar med andra om att skapa en tillåtande och agil kultur där människor tar egna initiativ och agerar proaktivt på uppkomna situationer. Detta då externa och interna krav på organisationen är omfattande. En verksamhet med fokus på ITSM bör exempelvis kunna uppvisa en attraktiv tjänstekatalog, effektivt möta regulatoriska krav och en kundservice i världsklass. Då behövs idéer utanför ”boxen” och modet att använda ny teknik i den operativa vardagen.
En början, förutom att bygga team och kultur för en nära framtid, är att internalisera öppna AI-lösningar som ChatGPT, Google Bard, Anthropic´s Claude och Jasper i beslutsfattande och löpande verksamhetsstyrning. Men ganska snart, för att kunna hantera verksamhetsspecifika frågor säkert, kan en idé vara att skapa en lösning med hjälp av LLM i Azure.
Genom att bygga rätt kultur, arbetssätt och team parallellt med användning och utveckling av ny teknik öppnas nya möjligheter att bryta ner silos som ofta finns mellan olika avdelningar, öka kundfokus och resurser utan att det för den delen innebär ökade kostnader.
Men som alltid gäller det att agera klokt och med ansvar när det handlar om teknisk utveckling. Teknik är ett kraftfullt verktyg varför vi måste vara försiktiga så att den inte kommer att styra våra liv. För problemet är inte "om maskinen tänker” utan om människan gör det!
Intresserar ämnet dig och du vill höra mer?
Boka vår kunskapsfrukost den 21 november
BiTA Service Management
Vi gör din verksamhet konkurrenskraftig i en tid där mycket handlar om effektivisering, digitalisering och att få en vinnande kultur. Vi levererar kunskap om trender och omvärld, beslutsförmåga och genomförandekraft av viktiga projekt. Vi kallar det för Operativ Excellens.