Efter vissa tekniska problem gick Millennium till slut skarpt i de södra delarna av Västra Götalandsregionen tidigt på tisdagsmorgonen. Medarbetarnas dom är inte nådig. »Vi kommer aldrig att komma tillbaka till full vårdproduktion med det här systemet«, säger Egill Snaebjörnsson Arnljots, allmänläkare på Heimdal vårdcentral i Borås. – Lisa Castilla i Läkartidningen
I dagens komplexa affärsvärld ställs chefer inför en växande mängd styrdokument – strategiska planer, regleringsbrev, affärsplaner, lagar och förordningar – som ofta känns svåröverskådliga och överväldigande. För många innebär detta en daglig utmaning: Hur håller man koll på allt och samtidigt säkerställer att organisationen går i rätt riktning? Många chefer och medarbetare upplever en känsla av vanmakt då tiden inte räcker till för att läsa och förstå all information som flödar från politiker, ägare, myndigheter och kommuner. Än mindre att förankra allt i den organisation man jobbar i och är ansvarig för.
Denna situation har lett till frustration och brist på engagemang, vilket i sin tur kan påverka både prestation och arbetsmiljö negativt. Men det finns en lösning – en lösning som inte bara gör verksamhetsstyrningen enklare utan också skapar en kultur präglad av effektivitet, säkerhet och engagemang.
Uppdragskort: Visuell Komprimering och Tydlighet
Ett sätt att hantera denna komplexitet är att tillämpa ett nytt synsätt på verksamhetsstyrning – Uppdragskort.
Uppdragskort fungerar som en visuell komprimering av alla styrdokument, där chefen och chefens chef konkretiserar de viktigaste målen, förväntningarna och ansvarsområdena i en tydlig och lättillgänglig form som dessutom utgör ett kontrakt mellan inblandade parter.
Tänk dig att alla dessa strategiska dokument kondenseras till ett enda, kortfattat dokument som är lätt att förstå och förmedla. Uppdragskortet fungerar som en överenskommelse mellan ledare på olika nivåer. Genom att tydligt definiera mål och förväntningar slipper man otydligheter och missförstånd – och detta sparar inte bara tid utan gör också att alla medarbetare kan fokusera på det som är allra viktigast för organisationens framgång.
Smarta Team: Rätt Organisationsform och Psykologisk Trygghet
Att ha en tydlig styrning genom Uppdragskort är en viktig del, men det räcker inte för att skapa en verkligt hållbar och framgångsrik företagskultur. För att skapa en kultur som präglas av effektivitet, säkerhet och engagemang behöver vi också se till att vi har rätt organisationsform och bygger psykologisk trygghet i våra team.
Med "smarta team" menar vi team där både strukturen och samarbetet främjar innovation och effektivitet. Genom att skapa flexibla, självstyrande team med tydliga roller och uppdrag, där varje individ känner sig trygg att bidra med sina idéer utan rädsla för att misslyckas, kan organisationen snabbt anpassa sig till förändringar och vara mer konkurrenskraftig.
Psykologisk trygghet handlar om att medarbetare ska känna att de kan uttrycka sig fritt, ta initiativ och vara delaktiga i beslutsprocesser utan att riskera negativa konsekvenser. Detta skapar en arbetsmiljö där alla känner sig ansvariga för både sina egna prestationer och teamets framgång. När detta väl etableras i organisationen blir det också en stark grund för en prestationsdriven kultur. Förutom de positiva konsekvenserna med kulturen innebär detta också att risken för misslyckanden såsom implementeringen av vårdsystemet Millenium reduceras och att de tystnadskulturer som tyvärr blivit vanligare i vårt land försvinner.
De Positiva Konsekvenserna på Företagskulturen
När Uppdragskortet implementeras parallellt med skapandet av smarta team, får det en rad andra positiva effekter på företagskulturen:
- Tydlighet och fokus: Med en visuell sammanfattning av de viktigaste målen och förväntningarna blir det lättare för alla att förstå vad som krävs för att uppnå organisationens mål. Det skapar en känsla av klarhet och trygghet.
- Ökat engagemang: Medarbetare som känner att de har inflytande och tydliga uppdrag blir mer engagerade och motiverade att bidra till verksamhetens framgång. Samarbete och kommunikation förbättras.
- Stärkt ansvarstagande: Genom att skapa självstyrande team och ge medarbetarna mer frihet och ansvar för sina arbetsuppgifter växer en kultur av ansvarstagande fram. Det leder till att teamen arbetar mer effektivt och fokuserat mot gemensamma mål.
- Förbättrad prestation och kundfokus: Med en ledning som tydligt kommunicerar vad som är viktigt, samt medarbetare som känner sig trygga i sin arbetsmiljö, förbättras prestationerna, och företagets fokus på kundvärde stärks.
Avslutningsvis – stanna upp, bli klokare, förstå hur människan fungerar!
Genom att implementera Uppdragskort och skapa smarta team öppnar man dörren till en mer effektiv, motiverande och samarbetsinriktad verksamhetsstyrning. Det är ett sätt att förenkla och tydliggöra de många komplexa dokument som styr vår verksamhet, samtidigt som det stärker organisationens kultur och förmåga att möta framtidens utmaningar.
Det handlar inte bara om att hitta lösningar på administrativa problem – det handlar om att skapa en företagskultur som präglas av engagemang, ansvarstagande och en gemensam vilja att nå framgång. Och i slutändan är det denna kultur som blir nyckeln till långsiktig framgång och hållbar utveckling. Eller för att citera den amerikanske författaren Maya Angelo: “I've learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”
BiTA Service Management
Vi gör din verksamhet konkurrenskraftig i en tid där mycket handlar om effektivisering, digitalisering och att få en vinnande kultur. Vi levererar kunskap om trender och omvärld, beslutsförmåga och genomförandekraft av viktiga projekt. Vi kallar det för Operativ Excellens.