De flesta verksamheters uppdrag är ofta komplexa och föränderliga. En process för att bevaka omvärlden ger en större insikt om de faktorer som kan påverka verksamhetens möjligheter att uppfylla sitt uppdrag. Relevant information och kännedom om omvärlden leder till ett bra beslutsstöd och framförhållning inför förändringar. Det ger även en god beredskap inför eventuella risker och hot mot genomförandet. Att ett bra systematisk tillvägagångssätt för omvärldsbevakning finns etablerat är en tydlig framgångsfaktor för en organisations möjlighet att uppfylla sina mål.
Det är inte ovanligt med en uppfattning att det pågår ett löpande strukturerat omvärldsarbete i verksamheten. Dock stöter vi ofta på att det ofta sker på ett ad hoc-betonat vis. Det vill säga att det snarare sker omvärldsbevakning på individnivå eller att det sällan är kopplat till ett tydligt syfte eller organisatoriskt mål. Ibland är konkreta omvärldsfrågor inte formulerade, eller så sker dokumentation och uppföljning inte strukturerat efter etablerade rutiner. Dessutom kanske resultaten inte används och ageras på eller kommuniceras och delas vidare för att komma till vidare nytta utan istället blir insikterna bortkastade. Många verksamheter saknar ett tillvägagångssätt för systematiskt omvärldsarbete. Uppfattningen om vad omvärldsarbete innebär, d v s vilken omfattning det bör ha och vilka metoder som ska användas och till vilken grad det i slutändan också genomförs skiljer sig ofta inom en organisation. En välutvecklad och etablerad process och metodik leder till en samsyn i gruppen om vad omvärldsarbete innebär och vad dess syfte är.
Ett systematiskt omvärldsarbete är en uppsättning metoder, processer och verktyg för att insamla information och förädla denna så att den blir användbar och ger stöd i att nå framgång för en verksamhet. Generellt ser man att det skapar underlag för informerade beslut och en ger en styrka som beslutsstöd, speciellt i strategiskt arbete och planering. Ur omvärldsarbetet följer en gemensam kunskapsbas inom organisationen och ger en samsyn som underlättar förändringar. Likaså ger det en löpande koll på utvecklingen och en beredskap för att möta risker och hot och ökad möjlighet att bemöta nya förutsättningar. Förslag blir konkreta och förankrade och färre kostsamma felsatsningar uppstår. Dessutom visar en god kännedom om omvärlden att organisationen är informerad om sitt verksamhetsområde och kommunikationen om detta underlättas. Den interna marknadsföringen får en bra kommunikationsplattform som positivt stärker kännedomen om den omvärldsbevakande organisationen. Många fler nyttoaspekter visar sig ofta som en positiv sidoeffekt av ett systematiskt omvärldsarbete, exempelvis ökad effektivitet och kompetens, bredare verksamhetsperspektiv, ökad samverkan, etablerat innovationstänk, nöjdare medarbetare m.m.
Ett konkret och pragmatiskt arbetssätt för omvärldsarbete som utgår från verksamhetens behov och förutsättningar är en välplacerad investering.
Den 16:e februari på BiTAs kunskapsfrukost om just omvärldsarbete kommer jag och Sara Ragnvaldsson berätta mer om hur ett omvärldsarbete med konkret omvärldsbevakning och omvärldsanalys kan påverka en verksamhet positivt. Anmäl dig gärna
här så hoppas jag att vi ses!
Kontakta gärna mig om ni har frågor kring omvärldsarbete eller vill veta hur BiTA kan stötta er!
Kristo Vusir, senior managementkonsult på BiTA
kristo.vusir@bita.eu
+46 70 - 976 20 12