Direktör Lisa Bakir är upprörd och förstår inte varför det ska vara så svårt att slutföra
det pågående arbetet med den nya inköpsprocessen och lyfter frågan i
ledningsgruppen. Efter en bitvis högljudd diskussion visade sig alla ha erfarenhet
av beslut och projekt som inte blev vad som var tänkt, eller inte genomfördes
alls förutom i form färgglada PPT-presentationer.
Bevekelsegrunderna för att initiera en ny
organisation är många. Ofta handlar det om resurseffektiviseringar för att öka
aktieägarvärde och intjäningsförmåga, ny teknik eller att nya chefer vill hitta
en struktur de tror på. Men en organisation är ett känsligt instrument som ofta
trimmats i många år för att fungera och leverera resultat, vilket skapar
utmaningar. En av dessa utmaningar är att omvärlden springer så fort att många idag
sitter med fel modell samtidigt som nya idéer om strukturer blir föråldrade
innan de till fullo implementerats. Det är därför hög tid att hitta nya
ledstjärnor och arbetssätt för hur vi organiserar oss.
Gamla lösningar i en ny tid
Sedan 90-talet har tjänsteproduktionens andel av
BNP vuxit med nära 70 procent och motsvarar idag över hälften av landets
samlade ekonomi. De vanligaste yrkena bland kvinnor är undersköterska,
barnskötare och grundskolelärare. Det tredje vanligaste yrket bland män är
programmerare och det vanligaste företagssäljare. 20 procent av hela
arbetsmarknaden hamnar idag under det som kallas för gig-ekonomin, som i
praktiken bara handlar om tjänster. Det är därför ingen överdrift att påstå att
vi går mot ett tjänsteproducerande nätverkssamhälle.
Men trots
en stor förändring av yrkesliv och arbetsmarknad väljer vi ofta likartade organisationslösningar
som tidigare. Inte sällan med tveksamma resultat. Exempelvis uppger hälften av
alla anställda att det varit med om en omorganisation de senaste 12
månaderna enligt statistik från SCB. Samtidigt som det finns undersökningar som
indikerar att två av tre organisationsförändringar misslyckas på ett eller
annat sätt. Konsekvensen blir i värsta fall sjukskrivningar,
produktionsbortfall och kompetensflykt.
”Vi tränade hårt... men
varje gång vi började dela upp oss i lag blev vi omorganiserade. Jag kom senare
i livet att lära mig att vi tenderar att möte varje ny situation med att
omorganisera... en underbar metod för att skapa en illusion av framsteg medan
man framkallar förvirring, ineffektivitet och dålig moral.” Petronius Arbiter,
300 f.Kr.
En av flera orsaker till att den nya
organisationen inte blir så framgångsrik som man hoppats är att management ofta
föredrar traditionella funktions- eller marknadsorienterade strukturer samt
varianter av matriser, vilket inte alltid är lösningen för en digital tid med
bitvis automatiska flöden. De övergripande strukturerna förändras och kanske får
nya chefer, allt medan den operativa vardagen fungerar ungefär som tidigare. Anledningen
är att arbetsgrupperna i den nya organisationen sällan förändras utan blir mer
eller mindre förblir densamma vad gäller struktur, arbetssätt och kompetens.
Om det här har fungerat sisådär tidigare, så
kommer det framöver inte att fungera alls!
Nya lösningar för
en nära framtid
En optimal organisation bygger på en grundläggande
organisationsidé och är strukturerad efter verksamhetens affärslogik.
Organisationen ska också snabbt kunna ställa om baserat på omvärldshändelser,
utan att tappa den långsiktiga ambitionen och inriktningen. Ytterst handlar det
om att organisationen ska fungera i en osäker, komplex och tvetydig värld.
En väsentlig drivkraft som påverkar organisationen
handlar om teknik, automatisering och AI. Flöden som tidigare var mer eller
mindre tydliga, blir nu närmast obegripliga för en extern betraktare. Produkter
och tjänster integreras vilket kräver nya lösningar på supply chain och andra
processer. Organisation, teknik, partners, flöden och affärsmodell blir till vissa
delar en integrerad funktion och helhet.
En konsekvens av utvecklingen kan exempelvis bli att
tillverkningen av en produkt, som tidigare var en kärnaffär, kanske inte längre
är det och blir därför möjlig att outsourca om ägare och ledning så vill.
Samtidigt blir tjänstetillverkningen i samma företag, men i huset bredvid, den
nya kärnaffären vilket gör det omöjligt att organisera verksamheten som
tidigare.
Agilt eller inte?
Som ett svar på utvecklingen väljer många agila
arbetssätt vilket kan passa bra när ett projekt vill ha löpande snabba
resultat, när det är en föränderlig situation (eller bransch), eller slutprodukten
inte är fastställd utan successivt kan växa fram under arbetets gång. Ett agilt
förhållningsätt passar dock mindre bra när kostnader för ändringar är höga och projektet
är beroende av flera externa parter. Än värre blir det om organisationen saknar
en långsiktigt hållbar riktning som bland annat styr upp strategisk planering,
beslutsfattande och exekvering. En framgångsrik organisation vilar därför,
oavsett val av arbetssätt, på en organisatorisk idé som vägleder ledare och
medarbetarna hur verksamheten ska agera i relation till bland annat resursallokering,
beslutsfattande/ledarskap och kompetens/mandat.
Det är därför dags att tänka om och förbereda oss för
den snabba teknikutveckling som knappt har börjat, men som kommer att vända upp
och ned på det mesta. Det går inte att möta framtiden med gårdagens lösningar –
vi måste våga att möta utvecklingen med nya tankesätt. En utveckling som
handlar om att snabbt kunna anpassa en verksamhet till kundernas allt högre
krav på valfrihet, variation och tjänster.
Att förändra är givetvis förknippat med utmaningar
då organisationer som är mer dynamiska ställer stora krav på människa,
ledarskap såväl som struktur och process. Men detta är inte något nytt då det
med framgång tillämpas i vissa kunskapsbyråer som arbetar med kommunikation, IT,
kvalificerad analys och tvärtemot vad många tror, en del militära förband. Därmed
finns modell och de arbetssätt som krävs för att organisationer ska kunna möta
framtiden med stärkt konkurrenskraft.
Flexibilitet som
ledstjärna
Några av de viktigare utmaningarna för att verksamheten
ska få ett stärkt existensberättigande är, förutom att verksamheten ska vara
anpassad till en digital värld, att den ska vara flexibel till situation och
uppgift, agera som ett litet företag, uppmuntra entreprenörskap och vara
anpassad till framtida kunder och medarbetare istället för som idag, befintliga
kunder och medarbetare. En framgångsrik organisation tillgängliggör vidare
verksamhetens know-how för alla som är i behov av den och den interna
kommunikationen utgör ett väl fungerande nervssystem där ledning, medarbetare,
partners och leverantörer interagerar med varandra i ett kommunikativt och utvecklande
växelbruk.
Not:
Organisationens utmaningar
Men förändringar innebära givetvis stora
utmaningar för medarbetarna. När tryggheten för organisationens medlemmar inte längre
kan bygga på teamet, ledarskapet eller kulturen, utan mer på uppgiften, den
egna kompetensen och möjligtvis verksamhetens varumärke. En stor förändring för
de allra flesta!
Lösningen
Lösningen på
utmaningarna är att skapa strukturer som bygger på olika varianter av
nätverksmodeller där människor kan gå in och ur roll och uppgift, allt beroende
på vad som ska skapas och hur det bäst låter sig göras. I dessa strukturer
förändras också ledarskapet i grunden. Ett ledarskap, som tidigare primärt
handlat om att samordna och styra, måste nu fokusera på att tillföra organisationen
energi och bli ett kommunikativt nav i verksamheten. Den nya strukturen måste
som sagt också vila på en väl förankrad organisationsidé tillika normskapande
faktorer som ger verksamhetens en långsiktigt hållbar stabilitet.
En bra kommunikatör tänker inte bara på sig själv; hen tänker också på vad mottagaren tänker på"
Tor Nörretrander, Vetenskapsjournalist
Det är mycket som står på spel. Lyckas vi inte att
transformera oss in i en ny tid så kommer ”hit-rate” vad gäller lyckade
genomförda projekt att reduceras samtidigt som många verksamheter kommer att tappa
i produktivitet och konkurrenskraft. Lyckas vi så kommer svenska verksamheter
återigen klättra på produktivitetstrappan i jämförelse med våra europeiska
grannar.
Bra att tänka på
För att lyckas är det givetvis en mängd avväganden
och aktiviteter som måste göras på rätt sätt och i rätt ordning. Men några av
de viktigare att beakta är:
·
Identifiera,
visualisera och förankra verksamhetens existensberättigande, dess ”why”
·
Utforma och
beskriv organisationens verksamhetslogik i termer av målgrupp,
framgångsfaktorer, kritiska kompetenser och betalmodell
·
Arbeta fram
en grundläggande organisationsidé som har förutsättningar att bli bestående och
som därför med tiden kommer att programmera kulturen i verksamheten
·
Skapa en
övertygande och framtidsorienterad struktur där medarbetarna är involverade och
som har förutsättningar att fungera i en digital och automatiserad värld
·
Säkerställ en
sund och bra projekt- och förändringsledning i arbetet med att transformera
verksamheten.
BiTA Service
Management
Vi erbjuder IT-driven verksamhetsutveckling till offentliga och
privata verksamheter som vill göra skillnad och samtidigt förbättra sin förmåga
att skapa intern effektivitet och leverera kundnytta - vi kallar det för Operativ
Excellens.
BiTA är ett kunskapsföretag som har en vision om att förenkla
förändring. Med våra kunder skapar vi framtiden i det digitala samhället.
Vi har en unik genomförandemodell då vi jobbar nära dig och utbildar
och konsulterar i växelbruk. Vi jagar inte debitering, vi jagar resultat.
Därför törs vi utlova ett bestående strukturkapital i ett samarbete med oss.
STURE JOHANSSON
Strategy & Governance, BiTA