Det har aldrig varit så svårt som idag att vara chef. Förväntning på att driva förändring. kundnöjdhet och ökad prestation överstiger det vi tidigare sett i historien. Detta beror på att världen snabbt digitaliseras, och skapar ett nytt samhälle och affärslandskap där kräsna kunder kräver att rätt tjänster och information levereras med en gång utan problem - och gärna gratis. Vi kan lägga till t ex demografiska, sociala och geopolitiska förändringar som bidrar till utmaningen. Det är en ekvation som inte går ihop men som ändå avspeglar den vardag som många chefer måste hantera. Den eviga balansen mellan förändring, effektivisering och investering som kan knäcka även den mer luttrade verksamhetschefen. För hur kan vi lyckas investera i framtiden om vi inte lyckas effektivisera nutiden?
När vi studerar organisation och arbetssätt mer i detalj kan vi identifiera det huvudsakliga problemet. Vi finner verksamheteter där en stor del av tillgängliga resurser och energi utnyttjas illa – och omvandlas till friktion som hindrar ledningen att nå sina mål och ambitioner gällande förändring och effektivitet. Det vi måste förstå är att detta motstånd (inom t ex samarbete, kommunikation, ledarskap och projektledning) finns naturligt i alla organisationer och växer snabbt om ingenting görs för att kontrollera och reducera friktionen eller ”gnisslet i maskineriet”. Fenomenet finns i olika former inom styrning, arbetssätt, förändring, projektledning, innovation och kunskap. Det bör vara en ambition för varje verksamhet och offentlig organisation att kontinuerligt motverka detta motstånd för att kunna möjliggöra framtida investeringar och förändringar.
Nya tankesätt för att lösa dagens utmaningar
I analyser och undersökningar som vi gjort av företag och organisationer angående Operativ Excellens visar på en friktion på runt över 50%. Detta betyder konkret att två personer behövs för att utföra en persons arbete. Nivån av ”gnissel” innebär ett enormt slöseri av resurser i den dagliga verksamheten. Friktionsnivån kan sättas i relation till exempelvis kommuners ansträngda ekonomier. Enligt ekonomirapport från SKL kämpar många kommuner och regioner på stora underskott. Prognosen för 2023 är att 43 miljarder saknas i verksamheterna. Rapporten lyfter fram strukturella problem som huvudorsaken för den de ekonomiska utmaningarna. Kanske är det inte avsaknad av resurser, utan egentligen hur resurser används som är problemet, men också en del av lösningen.
En tydlig konsekvens av offentlig ineffektivitet finns i OECDs årliga Digital Government rapport (2019) där Sverige ligger i botten. Faktum är att en lyckad digitalisering av verksamheter kräver organisatorisk dynamik, samarbete över gränser, motiverande ledarskap och en genomförandekultur som oftast saknas, ofta på grund av hög friktion inom organisationen. Det är i slutändan en ond cirkel som dag för dag begränsar offentlig sektors möjlighet att möta medborgarnas krav och förväntning med nya snabba, effektiva och digitala tjänster.
Hur kan man då spara pengar i den dagliga verksamheten och samtidigt gasa organisationens digitala satsning – med nöjdare medborgare? Detta är en fråga som BiTA Service Management ställt sig den senaste tiden. Vår slutsats är att många verksamheter tyst accepterat en hög ineffektivitet och försöker överleva på daglig basis istället för att faktiskt försöka lösa de strukturella problem som finns i verksamheten. Många chefer gör ett fantastiskt arbete, men har resignerat inför utmaningen att få till en förändring. Detta då upplevelsen är att ”gnisslet i maskineriet” sitter för djupt för att det ska vara möjligt att åtgärda och därför blivit något man måste leva med. Men BiTA Service Management tror och vet att förändring är möjlig med nytt innovativt angreppssätt som adresserar den dagliga friktionen och gör skillnad. Att frigöra resurser för det som skapar värde för medborgare och kunder. Vi kallar detta Operativ Excellens – praktiskt, konkret och enkelt.
Operativ Excellens = ett organisatoriskt tillstånd där ambitioner och mål åstadkoms med effektivt och dynamiskt användande av resurser (med minimal friktion).
Operativ Excellens i praktiken
Vi har hjälpt organisationer att reducera friktion och åstadkomma operativ excellens genom att observera, coacha och analysera. Genom att finna konkreta utmaningar i vardagen som gör stor skillnad för att förenkla och effektivisera. T ex kan vi nämna arbetet med ett globalt byggbolag där vi reducerade ledtiden för projektering med 50% genom att identifiera och reducera friktion (-28%) – och skapa operativ excellens. Detta åstadkom vi genom att säkerställa genomsam vision/mål, gemensamt språk, förbättra samarbete, och fokusera på värdeskapande. Vi ser liknande exempel inom IT där vi lyckats öka produktiviteten med närmare 100% genom att identifiera och eliminera friktion. Det här är inte magi, utan handlar om att se och förstår verksamheten på rätt sätt, ställa rätt frågor och våga ifrågasätta. Operativ Excellens är en möjlighet!
Diagram 1: Operativ Excellens (före/efter) inom byggsektorn (Hans Gillior, 2021)
Våra rekommendationer:
- Försöka att förstå hur mycket friktion som finns i din organisation och skapa en plan som aktivt identifierar och eliminerar dessa. Det kommer att frigöra resurser, effektivitet och värdeskapande.
- Tro på att Operativ Excellens är möjlig med att det kommer krävas nya perspektiv, beteende och tillvägagångssätt – där vi vågar och vill utmana det traditionella.
- Besök BiTA Service Managements kunskapsfrukost 28/10 där vi kommer att dela erfarenheter om Operativ Excellens Styrning – hur organisationer kan prioritera på bättre sätt.
Att vara chef har aldrig var så svårt som idag – men ger också stora möjligheter. Med rätt förståelse för organisationens potential och en förmåga att ifrågasätta och utmana så kan organisationer ta steg in i framtiden. Kanske är det så att vi inom offentlig sektor också varit nöjda med hur verksamheten fungerar utan egentlig vilja till förändring och effektivisering. Idag räcker det dock inte att vara nöjda! Vi måste hela tiden, i alla organisationer, jobba kontinuerligt med att eliminera onödigt slöseri och friktion. Vi måste hänga med i digitaliseringstrenden och möta medborgarnas förväntningar. Vi måste hela tiden utmana oss själva och utvidga våra perspektiv. Vi frågar inte om detta är möjligt utan om Du är redo för denna resa? Är du redo för att bli en ny lysande stjärna inom offentlig sektor? I så fall har vi en utvecklande resa att göra tillsammans!
Hans Gillior