Överdriven byråkrati och administration är ett växande problem som kan komma att äventyra offentlig förvaltning som vi känner den idag.
En orsak till ineffektivitet och svaga produktivitetssiffror i offentlig förvaltning handlar om Mittokrati. Ett begrepp myntat av organisationsforskarna Johan Alvehus och Gustav Kastberg och handlar om en organisationsmodell där mandat, makt och
Detta i kombination med det som kallas New Public Management (NPM) skapade en giftig cocktail som varje år resulterar i att 18 miljarder försvinner varje år genom fusk och slarv, 40 miljarder skulle kunna sparas om kommunerna lärde av varandra, 50 miljarder går varje år till verkningslösa och missriktade företagsstöd, 100 miljarder slösas årligen på dåliga upphandlingar samt 200 miljarder går förlorade genom att det saknas en ambitiös digitaliseringsstrategi i offentlig sektor.
Byråkratiseringen har medfört att stora resurser knutits till olika chefslinjer
med tillhörande stödfunktioner, allt medan kärnverksamheten, d v s skola,
vård och omsorg, i allt större utsträckning sysslar med dokumentation och rapportering i olika former. I motsats till exempelvis sjukhuspersonal eller lärare i kärnverksamheten kan strateger och policyprofessionella
i mittokratin aldrig göra fel då problem oftast går att härleda till andra funktioner i organisationen, och då ofta i
kärnverksamheten. Brister som
används som argument för att skapa fler policys, fler dokument och med det större krav på rapportering. Ett olyckligt, destruktivt och kostsamt förlopp utan synbar början eller slut där resultatet blir låg produktivitet, motivation och en ökande frustration hos personal verksam i kärnverksamheten. Tecknen på ineffektivitet, ökad administration och bristande ledarskap är idag många. Exempelvis minskade andelen anställda som är sjuksköterskor och undersköterskor från 52 procent 2001 till 39 procent 2021. Samtidigt ökade ledning och
administration i samtliga regioner med 50 procent mellan 2008 och 2018. Vårdförbundets medlemmar har därmed minskat samtidigt som administratörer och chefer har ökat. Paradoxalt har samtidigt den administrativa servicen till vårdpersonalen minskat.
resurser hamnar nedanför högsta ledningen men ovanför kärnverksamheten. Utvecklingen började egentligen redan på 70-talet då dåvarande personaladministrationen började sin vandring mot att arbete med governance, värderingar, policys, varumärke och kompetensstrategier. Men också krav på regelverk och dokumentation från styrelser, regioner,
myndigheter, journalister och allmänhet. Det blir till många verksamhetsplaner och program för riktlinjer, resultatkrav, jämställdhet, hållbarhet och jämlikhet som läggs på varandra utan överblick av helheten och framför allt utan att samtidigt minska den administrativa bördan på andra håll.
Den här typen av byråkratisering förkommer även inom IT-området och är egentligen inte heller begränsat till offentlig sektor. Ett vanligt fenomen är en stor brist på målstyrning där olika styrmodeller (till exempel inom linje, projekt och förvaltning) läggs ovanpå varandra med ineffektivitet som följd eftersom ingen styrmodell tas bort. Likaså inom processarbetet där avsaknaden av konkret struktur, till förmån för papperstigrar, bygger en hjältekultur där en allvarlig driftstörning nästan kan ses som något positivt för då skapas möjligheter för medarbetare att hals över huvud kasta sig in i problematiken för att sedan kunna sola sig i glansen av sitt tekniska stordåd.
Föråldrade IT-system och detaljstyrda ersättningssystem inkräktar dessutom på professionell autonomi. Det blir diffust vad som ska dokumenteras, varför och av vem. En utveckling som påverkar individer verksamma i dessa organisationer på ett djupt och destruktivt vis. Professor Alvesson menar att vi skapat ett system som kännetecknas av funktionell dumhet där ledarskapet vilar på värderingarna, försiktighet, följsamhet, feghet och förljugenhet. Resultatet blir ett inkompetent ledarskap oförmöget att använda resurser på ett vettigt vis. Några exempel på diskutabla beslut:
- En offentlig verksamhet sålde två vindkraftverk som de köpte in för 85 miljoner kronor. Det som skulle ge verksamheten en vinst blev i stället en mångmiljonförlust.
- Ett större företag utvecklade ett eget HR-system som fick skrotas då det visade sig att det inte stödde kärnverksamheten.
- Andra exempel är ett IT-system som kostade den upphandlande kommunen cirka 1 miljard kronor, men skrotades då det inte levde upp till krav och förväntningar.
Listan kan dock göras mycket längre…
Vad kan man då göra åt problemet?
Lösningen är knappast att möta varje risk, varje utmaning, varje krav på förändring och förbättring med mer mätning, utvärdering och dokumentation, mer byråkratisk kontroll och mer planering enligt förutbestämda mallar. Lösningen ligger i att våga göra det omvända och flytta mandat, makt och resurser till kärnverksamheten och samtidigt reducera stödfunktionerna. Fokusera arbetet på fältet och att leverera konkreta resultat.
Premiera en holistisk syn på organisationen och reducera det stuprörstänkande som präglar många verksamheter idag. Ledning och verksamhetsstöd, och inte minst inom IT, måste se sig som en del av kärnverksamheten och fokusera på att arbeta bort friktion inom organisationen och som gör det svårt att leverera resultat. Samarbetet mellan ledning och personal måste bygga på prestigelöshet, ömsesidighet och en stödjande kultur. En kultur där ledare erbjuder handgriplig och konkret hjälp när saker går fel. En verksamhet där ansvariga tar ansvar genom tydlig kommunikation.
Slutligen, förändra LoU. Men om inte det går måste offentlig förvaltning bygga upp ett kompetens- och produktivitetshöjande samarbete med privat sektor. Framför allt inom informationsteknologi då utvecklingen inom området går mycket fort och därför ställer höga krav på kunskap i upphandlingsfas såväl som vid implementering av nya verktyg eller system. En förutsättning för att lyckas med en investering i ett nytt system eller ramverk är exempelvis att först säkerställt en organisation med en sund kultur med väl fungerade värdeflöden och kompetenser som har fokus på kärnuppgifterna.
Lyssna gärna på vårt webinar Operativ Excellens – hur man får smarta team, ökat värdeskapande och ”walk the talk” den 5 september.
I detta webinar kommer vår VD Sture Johansson och en av våra erfarnaste konsulter Ulrika Jansdotter berätta hur de ser på detta växande problem och vad vi kan åt det.
BiTA Service Management
Vi gör din verksamhet konkurrenskraftig i en tid där mycket handlar om effektivisering, digitalisering och att få en vinnande kultur. Vi levererar kunskap om trender och omvärld, beslutsförmåga och genomförandekraft av viktiga projekt. Vi kallar det för Operativ Excellens.